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Esta
fue una de las predicciones de principios de los setenta (del siglo
pasado), e iniciado el siglo XXI está lejos de cumplirse. Los volúmenes
de papel continúan creciendo en forma alarmante. Las computadoras hace
más de medio siglo que existen, y según publicaciones especializadas
han logrado automatizar solamente un 5% de la información.
 Del
conocimiento de esas ‘verdades’ surge una pregunta por demás
interesante: ¿existe algún medio que permita mejorar el empleo del
papel en una organización?
La respuesta es afirmativa: empleando nuestros sistemas especialmente diseñados apuntando a ese objetivo:
► "PaperLess"® Sistema COLD (Administración de Spoolers de Impresión)
► "Filing"® Sistema de Imaging (Administración de Archivos por Imágenes)
OptiFiles
SRL ha desarrollado los productos necesarios para que los archivos de
una empresa dejen de ser un "MAL NECESARIO" y se conviertan en un medio
dinámico y seguro para obtener información para tomar decisiones
oportunas manteniendo en forma permanente el objetivo mencionado de
lograr una Empresa con menor manejo de papeles.
Los
archivos de una empresa están conformados básicamente por dos tipos de
comprobantes: aquellos generados por la propia empresa y los
comprobantes que ésta recibe de terceros.
Comprobantes generados por la propia empresa:
Las
especiales características operativas de muchas empresas, hacen
necesario que emitan ingentes cantidades de formularios continuos. Eso
es así en razón de la necesidad de 'congelar' a un momento dado una
situación del estado de la información, para su consulta. Esas
consultas son efectuadas mediante la mera lectura del formulario
continuo, o eventualmente -y luego del consiguiente proceso de
elaboración- consultando los microfilms de los mencionados formularios.
Son muy conocidos los crecientes precios de mercado sobre el
papel empleado, el proceso de microfilmación y sus equipos
visores-impresores, y el siempre caro "tiempo de computación" empleado
en la obtención de extensos listados que se efectúan con impresoras
cada vez más veloces, pero que nunca igualan a los también cada vez más
veloces procesadores principales de las modernas computadoras.
PaperLess
reduce esos costos ya que permite administrar la totalidad de los
'listados' que debería emitir el computador (PC o Mainframe), evitando
su vuelco al papel y/o microfilmación. Esa "administración de listados"
se realiza mediante el empleo de accesos indexados y por ende
no-secuenciales, lo que redunda en una agilidad de consulta nunca
igualada por los tradicionales sistemas de microfilms.
Comprobantes recibidos por la empresa:
El
archivo de grandes volúmenes de comprobantes son fácilmente
administrados mediante el empleo de "Filing" Sistema de Imaging o
Administración de Archivos por Imágenes. Los papeles a archivar, son
digitalizados mediante el empleo de un scanner con alimentador
automático.
Las
imágenes digitalizadas y compactadas mediante el empleo de placas
especiales (hardware), son grabadas en el disco rígido del computador y
luego derivadas a su destino final en discos ópticos de gran capacidad
y larga vida útil.
Las consultas de esas imágenes se realizan
mediante el empleo de gestores de bases de datos de última generación,
accediendo a los comprobantes solicitados a una gran velocidad. Las
imágenes proporcionadas pueden verse normalmente en el monitor del
computador, o bien es posible su ampliación, rotación, etc. todo ello
con absoluta seguridad y versatilidad. En igual sentido es posible
emitir las páginas seleccionadas a través de una impresora.
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